Jakie są cechy i elementy feedbacku?
Ważną cechą feedbacku jest to, że osoba otrzymująca ocenę powinna być na nią przygotowana. Nie może więc dojść do sytuacji, w której negatywne emocje powodują obrażanie drugiej strony z domniemanych przyczyn. Osoba oceniana musi być wcześniej uprzedzona o obserwacji, nadzorze lub rozliczeniu z wykonywanych zadań. Kolejnym etapem jest przeprowadzenie danego procesu. Następnie odbywa się przyjrzenie się poczynaniom tej osoby przez osobę mentorską, kontrolującą lub współpracownika – w zależności od sytuacji. Po tych wszystkich etapach nadchodzi czas na przekazanie feedbacku.
Jak dawać feedback?
Sztuką jest takie przekazanie informacji zwrotnej, aby druga osoba poczuła się komfortowo. Podczas udzielania feedbacku liczy się kilka ważnych elementów:
- Konkrety – ważne są fakty, nie emocje, w końcu oceniane jest zadanie, a nie osoba.
- Skupienie – nie daj się wciągnąć w niepotrzebne dyskusje, koncentruj się na informacjach, które masz przekazać. Dobrym wsparciem w tej sytuacji jest przygotowanie sobie konspektu z wypunktowaniem, co musisz przekazać.
- Empatia – feedback powinien być przekazywany w komfortowych warunkach, zadbaj więc o ciche pomieszczenie, odpowiedni czas na rozmowę, kubek z wodą i brak niepotrzebnych świadków.
- Spokój – nie daj się wyprowadzić z równowagi. Przy negatywnej ocenie do głosu drugiej osoby mogą dojść różnorakie emocje, przeczekaj ten etap i brnij do celu.
- Propozycja – jeśli feedback jest negatywny, podaj możliwości rozwiązania problemu. Idealnie byłoby, gdyby udało się go wypracować wspólnie.
Feedback – najczęściej zadawane pytania
Jak napisać feedback – przykłady
Istnieje wiele metoda udzielania informacji zwrotnej. Do najpopularniejszych należą: metoda kanapki (rozpoczęcie od pozytywów, przejście do negatywów i ponownie zakończenie pozytywem), metoda Gold (nakierunkowanie na wnioski, co powoduje, że osoba oceniana sama podejmuje się analizy) oraz metoda FUKO (fakty, uczucia, konsekwencje i oczekiwania). Wszystkie te opcje możesz rozpisać w formie konspektu, a następnie wspomóc się nim podczas spotkania lub wysłać mailem.
Jak przyjmować feedback?
Nie ma perfekcyjnej recepty na odebranie feedbacku. Każda osoba inaczej reaguje, w inny sposób odbiera słowa i jeszcze odmiennie podchodzi do swoich zadań. Niezależnie od sytuacji, pozwól osobie dającej feedback rozpocząć. Następnie niech przedstawi swoje uwagi. Po tym etapie daj sobie możliwość dopytania o szczegóły konkretnych zarzutów lub pochwał. Poproś również o wskazówki, w jaki sposób ulepszyć albo zmienić podejście do zadania. Wspólnie wyznaczcie przestrzeń na rozmowę o tym, co obie strony usłyszały. Na koniec spotkania podziękuj za rozmowę. Daj sobie czas na przemyślenie tego, co padło podczas meetingu i ewentualne rozpoczęcie wdrażania zmian.
